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Partager les documents en équipe

· fonctionnalité

VESUV vous apporte une nouvelle fonctionnalité : celle de pouvoir partager tous les documents de l'entreprise en équipe ! 🙂

  • En tant que gestionnaire, vous mettez à disposition de vos collaborateurs tout type de document : notes de services, protocoles métiers, procédures qualité, documents d'accueil, documents administratifs... 📑
  • En tant que salarié, vous êtes automatiquement notifié dès qu'un nouveau document est déposé dans le porte-document : les documents sont accessibles en mobilité, sur smartphone et bien sûr depuis tout navigateur web (ordinateur, tablette...).

Comment accéder aux notes et documents ?

En tant qu'utilisateur de l'application, vous accédez à tous les documents déposés dans le référentiel documentaire.

  • Dès qu'un nouveau document ou note a été déposé, vous recevez une notification. 
  • Pour y accéder, cliquez sur le menu "Porte-documents" dans le menu de gauche
  • La liste des nouveaux documents s'ouvre automatiquement du plus récent au plus ancien
  • Cliquez sur le document souhaité
Ouverture d'un document en mobilité et ajout d'un commentaire

Comment déposer un document ?

Pour déposer un nouveau document, l'utilisation d'un ordinateur par le gestionnaire est à privilégier.

  • Dans le menu principal, choisissez la fonction " Porte-document ".
  • Dans la fenêtre affichée, cliquez sur l'onglet " Explorateur
  • Créez vos répertoires puis chargez les fichiers souhaités 
  • Une fois les fichiers chargés, vos collaborateurs sont notifiés que des nouveaux fichiers sont disponibles 🔔
Ajout d'un document dans l'espace cloud à l'attention des utilisateurs de l'application VESUV

Comment déposer une note de service ?

Vous pouvez directement, depuis l'application, déposer une note de service destinée à l'ensemble des collaborateurs.

  • Depuis le Porte-document, dans l'onglet "Explorateur", allez dans le répertoire souhaité puis cliquez sur le bouton " Créer une note "
  • La fenêtre de création d'une note s'ouvre.
  • Créez votre note en utilisant les outils de traitement de texte proposés puis enregistrez-là.
  • La note est créée dans le répertoire. Tous les salariés sont notifiés de son ajout.
Saisie d'une note de service à l'attention des salariés

Comment utiliser les dossiers personnels ?

Chaque utilisateur dispose d'un dossier personnel dans lequel il peut ajouter les documents qu'il souhaite partager avec la direction. Ces documents sont uniquement visibles de lui-même et de la direction. Très utile pour faire demande un rendez-vous, pour déposer une demande de congé ou simplement pour communiquer tout document administratif.

  • Votre gestionnaire est notifié dès que vous lui soumettez un nouveau document
  • Vous recevez vous-même une notification lorsque le document a été mis à jour
Pour déposer un document dans votre répertoire personnel :
  • Connectez-vous à l'application depuis un ordinateur et identifiez-vous. 
  • Accédez ensuite à l'explorateur de documents depuis le menu " porte-document "
  • Cliquez sur le bouton " Charger des fichiers" 
  • Sélectionnez le fichier à charger dans la fenêtre affichée
Déposer un document dans son espace personnel

Visionneuse de documents

La plateforme dispose d'une " visionneuse " de documents permettant de lire directement sur le PDA / Smartphone les documents de type PDF, Word, Powerpoint, Excel ...

visionneur de documents word, office, excel, powerpoint, pdf

Comment mettre en place le porte-documents ?

L'activation du porte-documents se fait dans la "configuration globale".

Activez le switch "Partage de documents"

comment activer le porte-document
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